איך מתכוננים לכנס מקצועי בצורה הטובה ביותר?

זה יכול לקרות לכולנו. בוקר בהיר אחד אתם מקבלים הזמנה להציג בכנס בינלאומי באיזה לוקיישן מפנק בעולם. בהתחלה זה מרגש כי זו מחמאה לסמכות המקצועית שטרחתם עליה כה הרבה וכמובן לאגו, כך שלכאורה זו הזדמנות פז לשלב עסקים והנאה.

כנס מקצועי – למה הוא כל כך חשוב?

כנס מקצועי הוא המקום שלכם להראות נוכחות. כאן תוכלו להציג את עצמכם ואת פועלכם לאנשי מפתח מהתעשייה, לשאוב רעיונות לטכנולוגיות, פיתוחים ויוזמות חדשות, למצוא שותפים לעבודה משותפת בעתיד ובעיקר – לחשוף את השירותים והמוצרים שלכם.

ולא פחות חשוב, בכנסים מקצועיים תוכלו לדעת בדיוק את מצב השוק, להבין מה המתחרים עושים, על מה הם עובדים ואיך הם מתכננים לכבוש את העולם על חשבונכם. מבחינתכם זה הזמן להיכנס לראש שלהם בלי ניתוח מוח ולהיות צעד אחד לפניהם.

מלהיב, נכון? אז זהו שלא. כי אחרי שלב ההתרגשות הראשונית מתחילים הפרפרים בבטן לעבוד שעות נוספות. אז איך מתכוננים לכנס בצורה הטובה ביותר? הנה עצות הזהב שלנו שיבטיחו שההופעה שלכם תהיה בלתי נשכחת.

טיפ 1 – לאסוף מודיעין

אנחנו כמובן לא מתכוונים לאיסוף מודיעין צבאי (למשל: מציאת דרכי מילוט מהמקום), אלא למודיעין עסקי תחרותי. למשל, מי עוד מציג באותו יום ובאיזה נושא, מי האנשים ששווה לפגוש בכנס ואפילו המבנה האדריכלי של המקום.

זה אולי נראה לכם קטנוני, אבל רוב הסיכויים שדוכן שנמצא בתחילת האולם יזכה ליותר מבקרים. לעומתו, ביתן שנמצא בירכתי המקום (למשל, באזור יציאת החירום) יהיה פחות אטרקטיבי. ועוד לא אמרנו כלום על אנשים שממהרים לשירותים, כך שהדוכנים שנקרים בדרכם זוכים למבט חטוף במקרה הטוב.

טיפ 2- לקבוע מראש פגישות

אמנם גולת הכותרת בכנס תהיה ההרצאה והביתן שלכם, אבל אל תשכחו  את המטרה האמיתית. הלקוחות שלכם. לא משנה באיזה סוג של לקוחות מדובר (לקוחות קיימים או לקוחות פוטנציאליים) כי אתם חייבים להיות שם בשבילם.

לכן מומלץ לקבוע מראש פגישות עם לקוחות ולא לבנות על המזל, כלומר על האפשרות שתיתקלו בהם במקרה בדרך לבופה. והנה השנקל שלנו – אל תקבעו פגישות ליום הראשון והאחרון של הכנס כי אלו משמשים להתארגנות ולפירוק בהתאמה. תכוונו לאמצע הכנס ותיווכחו בהבדל.

לצורך כל כדאי שתצטיידו מראש בכרטיסי ביקור מיוחדים. למשל, אם התערוכה או הכנס נערכים ביפן מומלץ לתרגם את כרטיסי הביקור ליפנית. גם תעשו את הרושם הנדרש וגם אין סיכוי שאף אחד ישכח אתכם.

טיפ 3  – לתרגם

זה ממש לא משנה אם אתם מציגים פוסטר, מצגת או סרטון או אפילו מעניקים ברושור לאורחים כי התוצאה אחת – אם החומרים השיווקיים השונים שלכם (וכבר אמרנו שהלקוחות הם הדבר הכי חשוב בכנס) לא מגיעים לקהל היעד שלכם, אתם בבעיה.

המשמעות היא שאתם צריכים להגיע מתוקתקים לכל פעילות שאתם עושים. למשל, לתרגם (באמצעות כתוביות) או לדבב סרטון לשפה הרלוונטית.

גם אם אתם לא שולטים בשפת היעד, הלקוחות יעריכו את המאמץ שהשקעתם ואת העובדה שחשבתם עליהם. כבר נקודה טובה לטובתכם.

טיפ 4 – לחשוב על לקוחות הקצה

קחו בחשבון שלרוב האנשים שתפגשו בכנס אינם תמיד הלקוחות הסופיים, כך שיש סיכוי גבוה שהחומרים השיווקיים שלכם יעברו עוד ידיים.

במידה והם כתובים בשפת היעד של הלקוח הסופי, אתם מעלים את האפשרות שהם יגיעו אליהם ובהצלחה.

למשל, אם אתם משווקים בכנס בלונדון יחידות נופש בלרנקה ללקוחות דוברי אנגלית, אל תסתפקו בחומר שמיועד לסוכני הנדל”ן הקפריסאיים אלא תרגמו אותו לאנגלית.

טיפ 5 – לספר לחבר’ה

בעולם העסקי, אם אתם עושים ולא מפרסמים זה כאילו לא עשיתם כלום. המשמעות מבחינתכם היא לפרסם את היותם מציגים בכנס בכל הפלטפורמות האפשריות.

מומלץ אפילו לפתוח דף פייסבוק עסקי ייעודי ולהעלות אליו חומרים רלוונטיים, למשל: פוסטים בסגנון  “אנחנו מתרגשים להיות חלק מהכנס בנושא ________, אנחנו נציג ביתן שיציג את הפעילות שלנו בתחום ובינתיים הנה טעימה קטנה מהפרוייקט האדיר שלנו בלרנקה”.

ככה אתם גם מפרסמים את עצמכם, גם מתגאים בעובדה שנבחרתם להציג בכנס מקצועי וגם ממנפים את האירוע לצרכים שלכם. win-win.

פורסם ב: תרגום